¿Qué es Control Hub?
Control Hub es una plataforma web creada para el monitoreo y control dentro de una empresa o proceso. Su propósito es que el usuario, a través de auditorías, pueda supervisar y evaluar diferentes aspectos o elementos e indicar acciones correctivas, así como después verificar si estas fueron implementadas.
Es una plataforma colaborativa, funciona en tiempo real, y es personalizable.
Control Hub está diseñada para que la usen principalmente tres usuarios: quien crea y/o encarga la auditoría, quien la lleva a cabo, y quien es responsable por la parte auditada.
¿Para qué sirve?
- Optimizar procesos tediosos de las auditorías tradicionales
- Centralizar la información
- Ver informes en tiempo real de los resultados
- Que todo quede registrado y guardado en la nube
Veamos un ejemplo de uso
Las auditorías en Control Hub están conformadas por controles dentro de una checklist, que a su vez es asociada a un servicio en particular. El auditor ejecuta la auditoría sobre el objeto auditable. Todos estos elementos son configurados específicamente para cada auditoría.
Juan es office manager de Abogados Asociados y está encargado del mobiliario de la oficina. Tiene que, periódicamente, supervisar que todas las mesas y sillas de las salas estén en buen estado, y si no lo están, indicar qué y cómo tiene que corregirse.
En este caso, Abogados Asociados es el administrador de la plataforma. Juan es el auditor que llevará a cabo el monitoreo y control del mobiliario. Los compañeros de Juan (quienes usan las mesas y sillas diariamente) serán la parte auditada, a quienes se les indicará qué correcciones hay que hacer.
Abogados Asociados va a armar controles para cada elemento, por ejemplo, que en cada mesa las patas, la pintura y la estabilidad estén en un estado perfecto. Esos controles específicos forman parte de una checklist que categoriza por elementos, por ejemplo, “mesas de la sala A”. Esa checklist también va a tener “mesas de la sala B” y “mesas de la sala C”, y “sillas de la sala A”, “sillas de la sala B”, etc, etc. La agrupación de checklists con los elementos a evaluar es lo que se llama “servicio”.
Cuando llegue el momento de que Juan realice una nueva auditoría, va a entrar a Control Hub y ver qué servicios tiene que monitorear siguiente, y le aparecerá una categoría que dice “mobiliario de oficina”, donde podrá encontrar todas las checklists y controles específicos que tiene que supervisar.
Luego de cada auditoría, Juan indicará en la plataforma qué acciones correctivas encuentra para realizar. La parte auditada ingresará a Control Hub y verá qué oportunidades de mejora encontró Juan y cómo llevarlas a cabo. Luego de terminar las acciones correctivas indicadas, documentarán en la plataforma que los cambios fueron realizados con éxito.
Toda la información subida a la plataforma por cualquiera de las tres partes puede ser consultada en cualquier momento por todos los usuarios. A su vez, existen customizaciones y modificaciones a medida en la plataforma para que el proceso se ajuste al tamaño y flujo de cada empresa.
Otros beneficios y características
